Administrasi: Urat Nadinya Organisasi

#Dr. Adnan, M.S.I.

@sambas, 18 Maret 2017

Secara kodrati, manusia diciptakan sebagai makhluk sosial yang tak lepas dari hidup berkelompok atau berorganisasi. Tidak ada manusia yang mampu hidup menyendiri. Kendatipun ada, pasti dia akan menjadikan sesuatu sebagai “teman” hidupnya. Pada masa purba, tidak sedikit manusia yang menjadikan hewan sebagai teman hidupnya, baik untuk keperluan berburu, berpetualang, hingga ada yang menjadikan hewan sebagai teman tidurnya. Hal ini menunjukkan bahwa tak ada manusia yang sanggup hidup menyendiri di belantara kehidupan dunia ini.

Manusia modern mengkondisikan hidup mereka dalam sebuah komunitas yang acapkali disebut organisasi, apakah organisasi tersebut bernama keluarga, masyarakat, hingga organisasi dalam bentuk beragama. Pemaknaan organisasi tersebut tentu dalam makna bebas dan luas, namun secara spesifik, organisasi modern dipahami sebagai sebuah perkumpulan yang sudah teratur dan terorganisir untuk mencapai tujuan yang telah dicita-citakan bersama.

Dalam konteks mahasiswa, organisasi menjadi wahana penting untuk menyalurkan bakat dan minat mereka, dan melalui organisasi ini pula mahasiswa berusaha secara bersama-sama untuk mewujudkan impian mereka. Agar organisasi ini bisa berjalan dengan baik dalam mencapai tujuan bersama, maka sangat diperlukan administrasi. Administrasi menjadi modal dasar atau urat nadi untuk mencapai tujuan dalam berorganisasi. Tidak berlebihan bila dikatakan: “Tak ada sejarah tanpa dokumentasi, dan tak ada dokumentasi tanpa administrasi”. Maksudnya, kejadian-kejadian masa silam yang tidak didokumentasikan secara administratif, maka ia hanya akan menjadi lagenda atau cerita rakyat belaka. Tapi, manakala kejadian masa silam direkam dalam dokumentasi dan diarsipkan (disimpan) secara administratif, maka kejadian tersebut bernilai sejarah yang sangat dibutuhkan oleh manusia-manusia setelahnya. Begitu pula dengan organisasi kemahasiswaan, bila kegiatan yang dilakukan tidak diadministrasikan dengan baik dan benar, maka apapun yang mereka lakukan hanya menjadi kenangan belaka yang boleh jadi disangsikan kebenarannya.

Lalu apa yang dimaksud dengan administrasi? Secara umum, administrasi bisa diartikan sebagai kegiatan yang berhubungan dengan planning, organizing, leading, dan controling untuk mencapai tujuan bersama dalam sebuah organisasi. Adapun beberapa fungsi administrasi, di antaranya adalah planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staffing (personalia), directing (kepemimpinan), coordinating (koordinasi), reporting (pelaporan) dan badgeting (penganggaran).

Bila sebuah organisasi bisa melaksanakan fungsi-fungsi administrasi secara optimal, maka bisa diperkirakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan bisa tercapai secara maksimal dan memuaskan.

*Ringkasan materi yang disampaikan dalam acara “Upgrading & Bina Administrasi Organisasi Kemahasiswaan Institut Agama Islam Sultan Muhammad Syafiuddin Sambas”.